Обособленные подразделения: ведение кассовой книги Е. Королёва, служба Правового консалтинга ГАРАНТ Организация имеет два обособленных подразделения. Возможна ли единая сквозная нумерация приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров в кассовой книге или нужно вести отдельную последовательную нумерацию первичных документов по головной организации и по каждому обособленному подразделению? Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге. На это указывает пункт 4.6 Указания Банка России от № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, сдает оно денежную наличность в банк или в головную организацию, должно вести кассовую книгу.

• Инструкция По Ведению Кассовой Книги Рб
• Инструкция По Ведению Кассовой Книги

С 2018 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает. 45 абзац 2 Инструкции № 107 кассовую книгу вправе не вести юридические лица, применяющие.

Отметим, что в Указании № 3210-У данное требование напрямую не закреплено. Оно вытекает из общего порядка учета денежной наличности, предполагающего внесение в кассовую книгу записей о каждом факте приема и выдачи наличности (абз. 4 Указания № 3210-У). Содержится это требование и в письме Банка России от № 29-1-1-6/3255, разъясняющем аналогичные нормы Положения Банка России от № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». Также постановления Девятого Арбитражного апелляционного суда от № 09АП-53806/14, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от № 11АП-12453/15, Седьмого арбитражного апелляционного суда от № 07АП-8273/15, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от № 14АП-6689/15 и др.).

Инструкция По Ведению Кассовой Книги Рб

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО), расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), оформленными, соответственно, на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абз. 4.6 Указания № 3210-У). Унифицированные формы приходного кассового ордера (форма № КО-1), расходного кассового ордера (форма № КО-2), кассовой книги (форма № КО-4), а также указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от № 88 (далее – Постановление № 88). Отметим, что указанные формы в настоящее время являются обязательными к применению (письмо Минфина России от № 03-03-06/1/15770). Как форма № КО-1, так и форма № КО-2 предусматривают реквизит «номер документа». Вместе с тем конкретный порядок нумерации кассовых ордеров на законодательном уровне в настоящее время не закреплен.

О порядке нумерации РКО и ПКО ничего не говорится в Указаниях № 3210-У и Постановлении № 88, а Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) вообще не называет «номер» в качестве обязательного реквизита первичного документа (ч. 9 Закона № 402-ФЗ). Более того, законодательство о бухгалтерском учете не раскрывает смысловое значение понятия «номер документа». В других отраслях законодательства РФ встречаются различные трактовки данного понятия. Например, в пункте 3.1.6 Инструкции по делопроизводству в органах мэрии города (утв.

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от № 4161) указано, что номер документа – это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска. В Порядке работы с письменными и устными обращениями граждан в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы (Приложение 1 к распоряжению Департамента жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы от № 2010) данный термин расшифровывается как порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер).

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (утв. Приказом Федеральной службы государственной статистики от № 32) под номером документа подразумевает порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа. Таким образом, основным признаком рассматриваемого реквизита являются его уникальность и последовательность присвоения во времени. То есть номер документа должен обеспечивать привязку факта хозяйственной жизни, оформляемого данным документом, к хронологии событий.

Здесь напомним, что на основании части 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ любой первичный учетный документ (в том числе и кассовый ордер) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Фактом хозяйственной жизни признаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 3 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, кассовый ордер (РКО или ПКО) должен составляться непосредственно в момент свершения такого факта хозяйственной жизни, как прием в кассу или выдача из кассы наличных денег. Соответственно, номера и даты кассовых ордеров должны проставляться по порядку их оформления и регистрации. То есть, по сути, можно сказать, что все ПКО и РКО, оформляемые юридическим лицом, в том числе оформляемые в его обособленных подразделениях, должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке.

Следовательно, ведение единой (сквозной) нумерации приходных и расходных кассовых ордеров в организациях, имеющих обособленные подразделения, равно как и в организациях, таких подразделений не имеющих, не только возможно, но и является наиболее правильным. В то же время, так как на законодательном уровне такой порядок нумерации не закреплен, его нарушение, по сути, не приводит к нарушению каких-либо правовых норм. Не предусмотрено и ответственности за нарушение нумерации кассовых ордеров.

В реальности организациям, у которых на балансе состоят несколько обособленных подразделений, организовать ведение сквозной нумерации ПКО и РКО достаточно проблематично, так как для реализации единой нумерации подразделениям необходимо находиться в постоянном контакте (постоянной связи друг с другом в течение дня), чему является препятствием территориальная удаленность подразделений друг от друга. Поэтому для нумерации ПКО и РКО обособленных подразделений нередко используются индексы, дроби и др. Варианты присвоения порядковых номеров.

В этой связи отметим, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от № 34н), а также Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР № 105)). В связи с этим принцип (способ) нумерации первичных документов в рамках применяемых правил документооборота и технологии обработки учетной документации целесообразно определить внутренним распорядительным документом организации (пункты 4 и 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Принятое решение в составе учетной политики подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.

П.) организации (п. 8 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Таким образом, организация, имеющая обособленные подразделения, может самостоятельно разработать порядок нумерации кассовых ордеров, в том числе вести единую (сквозную) нумерацию ПКО и РКО в целом по организации.

Центральный банк России 12 октября 2011 года утвердил Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (далее – Положение № 373-П). Документ вступил в силу с 1 января 2012 года и определяет порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской Федерации в целях организации на ней наличного денежного обращения. Оно распространяется на:. юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;.

организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения;. физических лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, то есть на индивидуальных предпринимателей. В определенных случаях Положение № 373-П является руководством к действию для получателей бюджетных средств. Отметим, что Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г.

№ 40, распространяется на предприятия, объе­динения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. Как видим, индивидуальные предприниматели в нем не упомянуты. Касса Согласно Положению № 373-П, кассовые операции – прием и выдачу наличных денег производят из кассы.

Место для их проведения (то есть место расположения кассы) теперь определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель (далее – руководитель). В соответствии с требованиями старого порядка, оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия. В Положении № 373-П такая обязанность прямо не прописана.

В нем лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций. Таким образом, оборудовать помещение кассы в 2012 году организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению. Кассовые операции Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции. Обратите внимание, что в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого, ни чего не говорится о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими (использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров). Кассовые документы Внимание Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документа- ции ОК 011-93. Он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г.

Как и раньше, кассовыми документами являются приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга. Приходный кассовый ордер (далее – ПКО) предназначен для приема на личных денег организацией и индивидуальным предпринимателем. По ПКО так же принимаются:.

остаток наличных денег, полученных под отчет;. наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом. Расходный кассовый ордер (далее – РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу. В отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П упоминается о ведении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга учета денежных средств).

Так, в ней отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег. Однако в Положении № 373-П ничего не говорится о ведении журнала регистрации ПКО и РКО. Напомним, что, согласно старому порядку, в этом журнале подле- жат регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу. Оформление кассовых документов Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица:.

главный бухгалтер;. бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;. – руководитель – в случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер. Основанием для оформления кассовых документов служат:. – расчетно-платежные ведомости;. – платежные ведомости;. – заявления;.

– счета;. – другие документы. Перечисленные бумаги должны быть приложены к кассовым документам.

Инструкция По Ведению Кассовой Книги

Как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Кто вправе подписывать кассовые документы Согласно Положению № 373-П, кассовые документы подписывают:. приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир;. расходный кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:. образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;. печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Если кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы.

What kinds of international organizations do you know? Описание слайда: Questions: 1.

При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. Способы оформления кассовых документов Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств могут оформляться двумя способами:. на бумажном носителе;. с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. При этом кассовые документы распечатываются на бумажном носителе. Прием наличных денег В Положении № 373-П порядок приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и раньше, приемом наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) занимается кассир.

При получении ПКО он проверяет:. наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;.

соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;. наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира. Затем кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. Если вносимая сумма денег соответствует сумме, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.

В подтверждение приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО. Допустим, вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО. В этом случае кассир:. или предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;. или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму.

ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег. Если применяется ККТ При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО оформляют на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)). Платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом. Выдача наличных денег Согласно Положению № 373-П, кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого последний должен предъявить:. либо паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;.

либо доверенность и документ, удостоверяющий личность. Подготовка к выдаче Получив РКО, кассир проверяет:.

наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;. соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;. наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;. соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя на личных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Важный момент Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблю- дением кассира полученные им наличные деньги. Выдача наличных по доверенности При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:. соответствие указанных в РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;. соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».

Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Может быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости) при последней выдаче наличных денег. Выдача денег по РКО При выдаче денег по РКО кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), работнику под отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать:. собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;. подпись руководителя;. дату.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Сделать это оно должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный расчет. Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель. Важный момент Порядок выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом.

Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Выплата зарплаты Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке. Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости. Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями.

Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир:. проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;.

подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;. сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);. оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от N 18-0-09/000042@ 'Об использовании факсимиле подписи'). Кассовый ордер как раз относится к документам, имеющим финансовые последствия, поэтому ставить на нем оттиск подписи (факсимильную подпись) НЕЛЬЗЯ! В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от N 18-0-09/000042@ 'Об использовании факсимиле подписи'). Кассовый ордер как раз относится к документам, имеющим финансовые последствия, поэтому ставить на нем оттиск подписи (факсимильную подпись) НЕЛЬЗЯ!